Как устроено путешествие с 211

Если по верхам все совпало, мы высылаем вам похожую программу путешествия — для ориентира, путеводитель по выбранной локации, подборку лучших отелей и видеопрезентацию тура.

Если и здесь все окей, делаем контрольный звонок, чтобы наметить более точный контур будущего путешествия. На этом этапе уточняем:

• Что понравилось и что не понравилось в предложенной программе;
• Какие активности хочется оставить, убрать или добавить;
• Был ли у вас похожий опыт путешествий и что в нем понравилось больше всего;
• Требования к транспорту и проживанию — желаемый уровень комфорта;
• Предпочтения в еде — даже если их нет, нам важно понимать, что вы едите, а что нет. Хороший завтрак, обед и ужин только усиливают впечатления от путешествия.

После этого мы приступаем к разработке программы тура.

Чаще всего это происходит по двум причинам: неадекватные запросы или неадекватный клиент.

В первом случае речь о невозможных сроках, бюджете или ожиданиях, которые не имеют ничего общего с реальностью. Например, сезонность. Мы не повезем на рыбалку в Монголию в начале октября — это период похолодания и снега. Или в июньское Марокко, где днем температура может подниматься до +50.

Пример из практики: клиент хотел покататься на багги на севере Байкала. Мы разработали программу и все подготовили. Но в какой-то момент он передумал и решил, что хочет кататься не на севере, а на юге.

Мы объясняем: там скалистая, фактически непроходимая местность. Ехать нельзя — опасно. По крайней мере, наша команда такую ответственность на себя не возьмет. Клиент решает, что проблема в нашей компетенции, а не в сложном маршруте, и выбирает другую компанию.

Чуть позже мы увидели фото из этой поездки — с перевернутыми багги на дороге.

Вторая причина — кардинально разный вайб. Для нас важно, чтобы диалог строился на понимании, уважении и доверии. Если этого нет, лучше остановиться на берегу.

Так нам однажды пришлось объяснять девушке, что доплыть на корабле из Москвы до Байкала и обратно невозможно. Во-первых, потому что речные системы европейской части России не соединены с бассейном озера. А во-вторых, пришлось бы искать кошку с девятью жизнями, чтобы одолжить парочку на время путешествия и вообще завершить такой маршрут.

Это не проблема. Мы создаем путешествия и для людей, которые уже посмотрели мир вдоль и поперек и теперь хотят чего-нибудь эдакого, и для тех, кто просто не хочет заморачиваться с самого начала.

Поэтому можно просто назвать бюджет, даты и примерный ориентир: к морю, в горы, в жару или в холод.

Остальное мы берем на себя.

— У большинства турфирм разработка плана путешествия бесплатная.

— А у нас платная.

Объясняем почему.

Компании, которые продают пакетные или регулярные туры, не берут деньги за разработку — потому что там нечего разрабатывать. Маршрут уже существует, отели выбраны, активности понятны. Человек просто покупает готовую конструкцию.

У нас готовых туров нет. Каждый запрос — это новая программа, в разработке которой участвует большое количество людей. Уже на этом этапе мы делаем расчеты, продумываем логистику, связываемся с подрядчиками, проверяем доступность техники, площадок и размещения. Отдельно собираем презентацию и сценарий поездки.

Мы отвечаем за все — даже за общее настроение путешествия. И, конечно, продумываем запасные сценарии на случай, если что-то пойдет не по плану. На все это уходят десятки часов работы и большое количество согласований.

Дальше — в деталях.

Регион путешествия

Сравнивать тур по Европе и, например, поездку на Камчатку — бессмысленно. Это два совершенно разных мира.

В Европе все работает на туриста. Огромный выбор отелей, понятная логистика, транспорт, рестораны, сервис. В центре того же Парижа — тысячи вариантов размещения. Практически любой вопрос решается за пару звонков.

Камчатка, Исландия или Якутия — другая реальность. Там многое держится на технике, погоде и людях. Где-то вместо автобуса — вертолет, где-то связь только спутниковая, а до некоторых точек можно добраться всего один-два месяца в году.

Поэтому в таких регионах сложность программы всегда выше.

Количество человек в группе

Простой пример — вертолет. В нем пять мест, а час полета стоит около 200 000 рублей. Если летят четверо — каждый платит по 50 тысяч. Если летит один человек — он оплачивает весь борт.

Такая логика работает почти во всем: транспорт, кейтеринг, выездные сервисы. Многие расходы просто делятся на количество людей.

Но увеличение группы не всегда делает поездку дешевле. Чем больше людей, тем сложнее логистика и тем меньше свободных слотов для активностей, передвижений и размещения.

Требования к комфорту

Иногда люди ждут уровень сервиса, которого в регионе просто нет. Например, в экспедиционных местах размещение может быть только в базовых лоджах, палатках или на кораблях. Отелей all inclusive там никто не строил.

Но это не значит, что комфорт невозможен. Многие вещи можно подтянуть за счет нашей команды: привезти дополнительное оборудование, собрать временную инфраструктуру, продумать бытовые детали.

Конечно, такие решения требуют больше подготовки и, как правило, увеличивают бюджет поездки.

Активности и развлечения

Они могут быть разного уровня сложности — от прогулок и ужинов в красивых местах до экспедиций, вертолетных полетов и многодневных треккингов.

Например, в одном из проектов нужно было сделать концертную площадку буквально в чистом поле — примерно в пятистах километрах от ближайшего крупного города. Помимо сцены мы строили шатер под банкет, лаунж-зону и фотозону. В итоге для оборудования понадобилось три фуры и несколько десятков человек команды, чтобы все это привезти и смонтировать на месте.

А это уже не только деньги и время, но и стресс большой объем подготовки и работы на площадке.

Риски

В некоторых регионах их больше обычного: резкая смена погоды, сложные маршруты, ограничения по технике или транспорту. Особенно на Камчатке, Курилах или севере Байкала.

Поэтому в каждой программе у нас есть план Б: альтернативный маршрут, другая активность или запасной сценарий на случай, если планы придется менять.

Мы всегда учитываем такие вещи заранее и предупреждаем о них клиентов.

Иногда нам кажется, что проще собрать экспедицию Амундсена, чем финально согласовать тайминг.

Длительность этапа — от 24 до 40 часов, если речь идет о путешествии до недели.

Расчет сметы 

Мы решили отойти от открытых смет еще в мае 2021 года. Причин много.

Например, на этапе планирования невозможно точно просчитать стоимость путешествия. Плюс это позволяет сэкономить много времени и нам, и вам — не обсуждая каждую из двухсот позиций в смете.

Учитывая сложность некоторых маршрутов и не всегда предсказуемые условия, многое в туре может меняться. Предугадать это заранее невозможно, но и закладывать все варианты в смету тоже не имеет смысла.

Это не попытка взять с вас больше денег. Расчет программы по-прежнему происходит по тому же скрупулезному принципу. Просто теперь мы тратим меньше времени на оформление документов и быстрее называем итоговый бюджет.

Но если вас не устраивает такой вариант, и хочется получить открытую смету, мы ее предоставим.

Длительность этапа — 16–24 часа

Сведение первого варианта программы 

Одобренный клиентом первичный план поездки нужно свести со сметой. Для этого мы связываемся с подрядчиками и уточняем, могут ли они оказать нужные услуги в нужные даты, для нужного количества человек и за ту стоимость, которую мы заложили в расчет.

На этом этапе цены могут немного меняться — обычно в пределах ±10%. Иногда приходится заменять услуги или сдвигать отдельные активности. Но если для вас какая-то позиция принципиальна, мы подстраиваем под нее всю программу.

Длительность этапа — 8–16 часов

Второй вариант программы и сметы 

Здесь мы вносим правки по итогам разговоров с подрядчиками и собираем второй вариант.

На этом этапе программа и смета уже на 90% близки к реальности. Но это еще не финал — дальше нужно проработать меню и добавить дополнительные услуги.

Длительность этапа — 8–16 часов

Длительность этапа — 16–56 часов 

Дополнительные услуги и развлечения

Мы можем организовать практически все — даже волшебника на голубом вертолете на ваш или чей-то день рождения. А вместе с ним — торт, цветы и фейерверк.

Если это корпоратив и хочется разнообразить программу, можем поставить сцену, привезти свет и звук, пригласить артистов, музыкантов или стендап-комиков. Есть и более камерные функции — сюрпризы, розыгрыши и няни для детей.

Для фанатов бань и водных процедур развернем мобильный спа-комплекс — хоть на берегу горной реки, хоть на льду Байкала, — у нас для этого есть своя «Пена».

Длительность этапа — 16–40 часов

Финальная программа и бронирование 

На этом этапе финально сводим программу и предварительно бронируем услуги подрядчиков.

Это нужно, чтобы еще раз все проверить: совпадают ли даты, как стыкуются активности и не меняется ли стоимость.

Длительность этапа — 8 часов

Договор и предоплата 

Когда финал одобрен и предварительные бронирования сделаны, вы переводите предоплату на наш расчетный счет. Мы отправляем деньги подрядчикам — и бронирования становятся гарантированными.

Важно: если на момент подписания договора до начала путешествия остается меньше двух недель, оплачивается полная стоимость тура.

Длительность этапа — 8–16 часов

Верстка презентации путешествия 

Иногда между нами и клиентом есть посредник — туристическая компания, ивент-агентство или помощник руководителя. Обычно они не подключают клиента к процессу разработки программы и показывают уже готовый результат. В таких случаях мы оформляем программу в презентацию.

Для этого подключаем редактора. Помимо тайминга каждого дня он добавляет описание маршрута, достопримечательностей и дополнительных услуг.

Длительность этапа — 16–40 часов

Советы по экипировке 

Чтобы в путешествии всем было комфортно, мы даем рекомендации по экипировке: от толщины термобелья до материала обуви. Указываем, нужны ли прививки, что положить в личную аптечку и какое дополнительное снаряжение взять с собой.

Но даже после подробных инструкций всегда есть человек, который приезжает на лед Байкала в кедах и осенней куртке. Обычно он же потом спрашивает, где можно купить валенки.

Длительность этапа — 1–3 часа

32 000 рублей — ключевые регионы: Камчатка, Байкал, Алтай, Красноярский край, Карелия, Сочи.

32 000 – 60 000 рублей — по ключевым регионам и зарубежным направлениям, если нужны те самые эдакие решения.

60 000 – 200 000 рублей — программы для регион и стран, где мы не работаем постоянно или не работаем вообще. Или это особенно сложные проекты.

Важно: в стоимость входят три итерации правок программы. Если их понадобится больше — нужно внести дополнительную оплату. Или остановить работу.

Финальная проверка подрядчиков

Перед стартом мы еще раз дотошно проходимся по всем партнерам, задействованным в программе. Подтверждаем услуги, сверяем даты и временные окна, уточняем детали маршрута. Нам важно убедиться, что все элементы — от трансферов до поваров — действительно состыкованы между собой и готовы к работе.

На этом этапе также смотрим операционную часть поездки: где есть критические стыки по времени, где заложены буферы, кто отвечает за конкретные блоки программы. Это помогает заранее убрать слабые места и убедиться, что программа будет работать в реальности так же, как задумано на бумаге. 

Пакет материалов для клиента 

После финальной проверки мы собираем для вас полный пакет материалов поездки.

В него входит презентация программы по дням — с ключевыми точками маршрута и логикой путешествия. К ней добавляется тайминг: время перемещений, паузы и важные стыки по дороге. Также передаем смету — она разбита по категориям расходов, чтобы было понятно, из чего складывается бюджет.

Отдельно проговариваем альтернативные сценарии. Если что-то меняется — погода, настроение, темп — у программы уже есть запасные варианты. Обычно это план Б, но иногда и В, и Г.

И еще один документ — чек-лист подготовки. В нем собраны все бытовые вещи, которые лучше продумать заранее: перелеты и документы, одежда, что стоит взять с собой, а что, наоборот, не имеет смысла везти.