Задача
Организовать поощрительную поездку на Байкал для дилеров компьютерной техники. Обеспечить условия для проведения конференций и презентаций новых продуктов. Устроить в нерабочее время развлекательную программу на природе.
К нам обратилось ивент-агентство из Уфы. Требовалось разработать программу путешествия по Байкалу для их постоянного клиента. Маршрут нужно было спланировать так, чтобы группа из шести человек, в относительно уединенных местах могла провести три презентации. За две недели мы перебрали шесть вариантов программ и остановились на этой:
г. Иркутск — пос. Листвянка — станция Шарыжалгай — пос. Выдрино — Соболиные озера — г. Байкальск — пос. Листвянка — этнографический музей «Тальцы» — пос. Никола — г. Иркутск.
Маршрут поездки формировался так, чтобы в местах проживания были конференц-залы. Это позволило снизить затраты на доставку и аренду оборудования. Также это экономило время гостей — они могли устроить совещание в перерывах между сплавом по реке и баней.
Состав группы был смешанный — мужчины и женщины. В свободное время между презентациями, нужно было предложить гостям развлечения, которые бы подошли всем. Первый день — водная прогулка, баня и спа-процедуры, второй — поход на Соболиные озера, рыбалка и мастер-класс по приготовлению плова на финской свече, третий — экскурсия, обед-чаепитие в музее «Тальцы» и финальный ужин на берегу Ангары.
- Виски двенадцатилетний: Chivas Regal, Monkey Shoulder, Dewar's
- Водка: «Байкал», Grey Goose, «Русский Стандарт», Absolut
- Вино красное: Scaia Corvina, Kloster Eberbach, Casa Santos Lima Quinta das Amoras Tinto, Sopra Sasso Rosso Veneto Appassimento, Barbera d'Asti Ricossa, Rosse Masserie Primitivo
- Вино белое: Henri Weber Gewurztraminer, Torres Waltraud Riesling
- Пиво бельгийское, немецкое, чешское в ассортименте
Отправляем курьера на закуп. После покупки алкоголя оформили винную карту, чтобы перед тем как открыть бутылку, гости могли прочитать про историю напитка.
день 2
Соболиные озера и фирменный плов
После завтрака гости пошли в конференц-зал, чтобы обсудить новое поколение планшетов. Мы в это время швартовали катер и грузили вещи.
В 10:00 гости сели в скоростной катер и отправились в поселок Выдрино. Через полтора часа они пересели в аэроглиссер, чтобы подняться вверх по реке Снежной. Для безопасности мы разделили группу на две части. К обеду все добрались на место старта похода. Перед выходом мы развели костер, подогрели чай с чабрецом и подкрепились бутербродами.
Расстояние до Соболиных озер от места, где группа высадилась из аэроглиссера — 4 км. Обычно, дорога занимает 2–2,5 часа. Из-за большого количества участников, их было девять вместе с сопровождающими, дошли за четыре часа. Пока гости купались в озере, проводники готовили обед — уху, стейки и овощи на углях. После двухчасового отдыха группа вернулась обратно тем же путем.
Пока гости ехали на микроавтобусе из поселка Выдрино в отель, мы готовили площадку для приготовления плова. Задул ветер и начался дождь. Чтобы не рисковать, как это было в туре с швейцарским президентом, мы решили вместо финской свечи использовать специальную мобильную печь для казана. Это гарантировало приготовление плова даже под проливным дождем.
В 20:30 гости прибыли в отель, сил на кулинарный мастер-класс у них не осталось. Повара приготовили все самостоятельно и подали ужин в ресторане отеля.
день 3
Чаепитие в усадьбе и финальный ужин на берегу
Ранний завтрак в отеле и презентация ноутбуков. В 9 утра гости сели в скоростной катер на пристани в Байкальске и отправились в Листвянку. По прибытии, группа поехала на обзорную площадку «Камень Черского», чтобы сделать панорамные снимки Байкала.
Пока гости спускались с обзорной площадки на фуникулере, мы накрывали стол в купеческой усадьбе. Пироги из русской печи, начиненные яблоком и черемухой, блины с икрой, горячий сбитень и чай из самовара — аперитив перед финальным ужином.
После чаепития и экскурсии по этнографическому музею «Тальцы», мы разместили гостей в деревянных коттеджах на берегу Ангары. Перед ужином они решили отдохнуть после вчерашнего похода на Соболиные озера.
В 19:00 в гостиной коттеджа был засервирован стол, а повар начал срезать мясо с румяного ягненка.
Заказчики нашего агентства отличаются нестандартными требованиями к проведению деловых мероприятий. Нам зачастую приходится проявлять творческих подход в организации подобных проектов. Важно все: время, место, наполнение.
Таким проектом стала конференция нашего платинового клиента, получившая название «Байкал». Место проведения Иркутск и Иркутская область.
Мы занялись поиском подрядчика в Иркутске, руководствуясь нашими основными принципами: первое — делай, как для себя, второе — уделяй особое внимание деталям, третье — мелочей в организации мероприятий нет, важно все.
Проштудировав интернет, мы выделили для себя компанию 211. Отличное портфолио, удачно подобранные маршруты с учетом специфики VIP направления, все эти моменты выделяли предложение этой компании на фоне остальных операторов.
Подготовка длилась два с половиной месяца. Переписка и телефонные разговоры с Владимиром Николаевым, генеральным продюсером 211, все больше убеждали нас, что выбор подрядчика был максимально удачным. Мы меняли программу минимум пять раз по требованию Заказчика. Каждое замечание с нашей стороны получало максимум понимания, коррективы в документацию вносились без проволочек максимально грамотно.
Четкий тайминг, адекватное распределение времени между деловой частью мероприятия и свободным временем участников — суть предложения, утвержденного заказчиком. Пожелания заказчика по наполнению мероприятия были учтены и выполнены на сто процентов.
Особо хочется отметить найденное решение, связанное с приобретением сувениров. Пред нами стояли две задачи: организовать приобретение сувениров без временных затрат и обеспечить хранение и доставку. Байкал, край необычных лакомств, имеющих небольшие сроки хранения. Нам предложили организовать доставку сувениров к трапу самолета на обратном пути. Мы получили подробный перечень всех байкальских сувениров. Нам оставалось только сформировать и утвердить список.
Каждый этап подготовки сопровождался подробными отчетами и фотографиями. Мы не сомневались, что проект будет успешным.
Агентство событий DL Event выражает благодарность компании 211 в лице генерального продюсера Владимира Николаева за помощь в подготовке мероприятия. Спасибо за внимательное отношение, четкое исполнение, грамотное оформление сопровождающей документации.
Роберт Галеев, директор агентства DL event
Документы по программе
Видеоотчет по Южной Америке
Ольга позвонила мне 4 августа 2018 года, она хотела поехать с мужем и друзьями в Южную Америку. На тот момент на нашем сайте даже не было этого направления — из зарубежного была только Исландия. Я сказал, что мы можем взяться за разработку программы, но она должна понимать, что в ЮА мы пока не работали и никто из нашей команды там еще не успел побывать. Ее это не смущало и, как выяснилось позже, на то были причины.
Зима 2019 — уберите лишних!
За месяц мы должны были организовать экстремальную олимпиаду для программистов, тест-драйв шин Cordiant и семейное приключение в тайге. Я не буду рассказывать про каждый проект отдельно, как делаю обычно — все заявки этого сезона пересекались и следовали одна за другой. Этот три мероприятия в одном отчете.
Лето — это маленькая жизнь
Во время праздничного вечера в честь дня рождения, нам следовало устроить концерт известного артиста на берегу Байкала. В отчете мы провели поэтапный разбор мероприятия, начиная от заключения договора с артистом, заканчивая анализом допущенных ошибок и вариантов их решения в будущем.
Весенний Байкал для двоих
Наша задача была организовать индивидуальное путешествие для двоих, показать самые интересные места весеннего Байкала и уложиться в 300 000 рублей. Перед тем как просчитать и утвердить программу, прозвонили все гостиницы и транспорт, чтобы убедиться в доступности на нужные даты. Мест в отеле не оказалось, снегоходы заняты, биосферный заповедник не работает — праздничные дни в честь 8 марта.
Курс на север
Мы планировали пересечь озеро Байкал на внедорожниках по льду и сделать из этого шоу. Готовиться начали за полгода — переоборудовали автомобили, подобрали экипировку и команду. За неделю путешествия мы преодолели около 1000 км, увидели природу Байкала, протестировали джипы и сняли об этом фильм.
33 шаманских проклятья
Еще до начала тура стали возникать проблемы: оторвало двигатель у аэроглиссера, пропал кок, разбили машину. После старта мероприятия ситуация не улучшалась. У гостей вскрыли чемодан, украли очки, гиду рассекли бровь — определенно было что-то не так. Несмотря на трудности, за 8 дней мы объехали половину Байкала и посетили КБЖД, гору Мамай, Соболиные озера и острова Малого Моря.
Гастротур
За 12 дней гости сменили 9 локаций и попробовали сибирско-байкальскую кухню от 3-х разных поваров. В общей сложности 112 блюд и закусок, в сопровождении 32 напитков. Мы готовили в тайге, устраивали кулинарный мастер-класс, забрасывали продукты джипами, по воде и вертолетом. Два раза в нас попадала молния, мы оставались без холодильников и электрических плит. В перерывах между сменами блюд поднимались в горы, сплавлялись по горной реке, катались на гидроциклах и парились в бане.
Швейцарский президент
К нам обратился старый приятель и сказал, что везет на Байкал президента самого известного в мире часового бренда. Нам требовалось спланировать мероприятие в тех местах, где нет туристической инфраструктуры. Четыре дня гости не спеша отдыхали — пили красное вино, пересекали на яхте Байкал, дышали горным воздухом и пробовали блюда сибирской кухни.