Организовать семейное путешествие по Байкалу и отпраздновать юбилей.
Во время праздничного вечера в честь дня рождения, нам следовало устроить концерт известного артиста на берегу Байкала. В отчете мы провели поэтапный разбор мероприятия, начиная от заключения договора с артистом, заканчивая анализом допущенных ошибок и вариантов их решения в будущем.
4 месяца до старта
Юрий, позвонил нам 1 марта. Летом он планировал активно провести время и отпраздновать юбилей жены на Байкале. Важен был комфорт, поэтому Юрий оттолкнулся от лучшего отеля на севере озера — «Байкальской резиденции».
При всех плюсах отеля, есть один существенный минус — он находится в шестистах километрах от Иркутска. Добираться до него 1,5–2 дня что по воде, что по земле. Мы предложили долететь частным бортом за 1,5 часа, но этот вариант не подошел. Было решено перенести программу на юг озера, привязав маршрут к Кругобайкальской железной дороге и горному хребту Хамар-Дабан.
По плану гости должны были прилететь 6 июля, попариться в бане, сходить на массаж, выспаться. На следующий день после рыбалки устроить, для ничего не подозревающей именинницы, концерт на террасе с тортом и приглашенной звездой. Следующие три дня отводились активной программе — джиппинг, штурм горной реки на аэроглиссере, поход к ледниковым озерам, круиз.
Сначала определили места проживания. Юрию было важно сократить количество переездов из отеля в отель. Остановились на базе отдыха РЖД и новом отеле «Белоснежка». Следом подобрали технику и составили предварительную смету. Меню и мелкие детали типа экипировки оставили на потом. В начале мая начали обсуждать вопросы по организации праздничного вечера.
Что предстояло решить:
Мы созванивались с Юрием по несколько раз в неделю и обсуждали варианты. Сразу исключили розыгрыш и местных артистов — не хотелось превратить вечер в самодеятельность. Переговорив с квнщиками и концертными директорами резидентов камеди клаба, мы поняли, что это тоже не пойдет. Паша Воля отлично справляется с многотысячными стадионами, а вот на террасе с шестью людьми ему может быть некомфортно.
Хотелось душевной атмосферы, и чтобы подарок был адресным. Артист тоже должен чувствовать себя как в кругу друзей, а не на экзамене. Юрий упоминал, что его жене нравятся песни Олега Митяева. Она слушает их, когда готовит, в машине и по возможности не пропускает концерты. Я связался с концертным директором, чтобы узнать график Олега Григорьевича.
Мероприятие решили провести на базе РЖД. Там есть терраса на берегу площадью 80 м2, этого с запасом хватало, чтобы установить оборудование, удобно разместить гостей и музыкантов. Единственное, что требовалось сделать — подвести более мощный электрический кабель.
Во время разработки путешествий мы придерживаемся правил обоснованного комфорта. Вам не нужен номер в лучшем отеле, если он находится в полутысяче километров от аэропорта, а вы приехали на три дня. Мы постараемся переубедить вас использовать люксовый внедорожник в местах, где можно проехать только на уазике. Зачем тратить 1000$ на шамана, если он бутафорский?
Суть индивидуальных путешествий не в том, чтобы навешать мишуры побольше и подороже, а в том, чтобы вы запомнили это на всю жизнь. Мы не станем вас останавливать от необоснованных трат, только в том случае, если это часть вашего идеального сценария. В данном случае приглашение артиста не было фарсом, он на редкость хорошо вписывался в концепцию поездки.
2 месяца до старта
С Митяевым мы договорились, что выступление состоится 7 июля в 20:00. В сопровождении у него планировалось еще семь человек: концертный директор, администратор, два музыканта, звукорежиссер и два техника.
Перед тем как внести предоплату гонорара, мы получили от представителя музыканта договор и два райдера: бытовой и технический. В бытовом прописаны условия проживания, перелетов, предпочтения по еде и все то, что не относится к технической части. Здесь могут указать сколько требуется полотенец в гримерке, марку воды и жирность любимого йогурта. Технический райдер регламентирует план сцены и требования к оборудованию — пульты, эквалайзеры, музыкальные инструменты, звук, свет.
Договор я переслал юристу, технический райдер передал в компанию «Азия Мьюзик» — они занимаются проектированием и инсталляцией музыкального оборудования на концертных площадках Иркутска. Сам занялся бытовым райдером.
Требования были следующими:
Для меня эти требования на тот момент были, чем-то вроде формальности. Типа с договором и суммой гонорара мы заодно отправим вам и бытовой райдер. Посмотрите, что обычно нам нужно, когда мы выступаем, например, в Казани или Санкт-Петербурге. Я думал для всех очевидно, что мы устраиваем концерт в тайге. По еде и перелетам все решим, а гримерки и отель 4* заменим на то что есть. Меня тогда волновали совсем другие вопросы:
Было еще много других вопросов, которые мы должны были решить с командой. При этом нам важно было оставаться в рамках адекватного бюджета. Поверьте, количество полотенец на журнальном столике рядом со сценой и высота барного стула, на котором будет сидеть музыкант, в нашем списке дел не попадали даже в первую сотню.
51 день до старта
В середине мая мы с Юрием начали обсуждать меню. Гости приняли предложенные нами варианты блюд практически без изменений. Требовалось только разработать отдельное меню для старшей дочери — Анны. Из-за аллергии шеф убрал из ее рациона: молочные продукты, орехи, рис, кунжут, яйца, овсянку, красную рыбу и красное мясо. Из оставшегося: мяса птицы, белой рыбы, круп, фруктов и овощей нужно было придумать разнообразное меню на пять дней. Пока остальные развлекаются с янтарной форелью с пюре из спаржи и сливок, заедая медовым тортом, Анна не должна была чувствовать себя, как в санатории, где лечат голоданием.
Одним из пожеланий Юрия было пересечь Байкал с одного берега на другой. Делать это на скоростном катере он не захотел, а с фрахтом достойных яхт на озере вечная проблема. Сменился хозяин, загнули винт, перестали работать с туристами, заоблачный ценник — найти аргументы «за» иногда трудно. Через знакомую, козьими тропами, нехожеными фарватерами, скрытыми каналами мы вышли на владельца яхты, которая нас устроила. Юрий, посовещавшись со старшим сыном Артемом, утвердил ее.
С Юрием мы обсуждали сорта и упаковку цветов, начинку и оформление торта, алкоголь и экипировку. Такое внимание к деталям и желание сделать своей семье приятное встречается не часто. Я тоже получал особенное удовольствие от процесса. Это существенно отличается от заявок «Сделайте все красиво!».
Покупку индивидуального путешествия можно сравнить выбором нового автомобиля. Сначала вы определяетесь с маркой и моделью. Затем подбираете объем двигателя и тип трансмиссии. Потом переходите к цвету и дополнительному оборудованию. Вероятно, вам не обойтись без датчиков дождя, обогрева руля и адаптивных фар. Но вы не станете устанавливать лебедку и дополнительный бензобак, потому что не выезжаете за пределы Садового кольца. Только вы знаете, что нужно, а что нет.
Поступайте как Юрий — самостоятельно участвуйте в согласовании маршрута, меню, техники, расписания. Принимайте участие во всем и тогда вероятность того, что вы останетесь довольны, повышается многократно. Мы подстроимся даже под самый жесткий график или приедем в ваш город, только не делегируйте планирование путешествия секретарю.
43 дня до старта
Когда я проанализировал договор с музыкантом, меня насторожили два момента. Первое — «топорность» текста. Складывалось впечатление, что его писали наспех и точно не юрист. Все как-то расплывчато, без точных формулировок. Второе — кабальные условия. В случае разногласий музыкант всегда в плюсе. Однозначно, суммы, которые предстояло ему оплатить, следовало бы подкрепить серьезным договором.
Мы понимаем, что в шоу-бизнесе договор — это не больше, чем бумага. Все происходит на доверии, с помощью рукопожатия. Если артист подведет, то завтра он может лишиться части концертов и корпоративов. Но от этого легче не становилось. Нам не хотелось испортить праздник, даже если это могло лишить артиста всех выступлений.
Особенно тревожил пункт 5.3. в договоре: «В случае одностороннего отказа исполнителя от выполнения договора, последний обязуется вернуть заказчику авансовые платежи, внесенные им в кассу исполнителя.» Это значило, что Юрию за пару минут до выступления могли сказать: «Мы передумали, концерта не будет, заберите ваши деньги». Не было предусмотрено никакой неустойки, которая бы мотивировала артиста так не делать. Чтобы изменить условия этого пункта потребовалось две недели переговоров.
Если этот текст дойдет до концертных директоров или лично до Олега Григорьевича, мне бы хотелось, чтобы они не обижались. Обратная связь с клиентом и конструктивная критика идет на пользу делу. Возможно, это пригодится и другим артистам. Мы бы с удовольствием чаще предлагали нашим гостям выступления звезд во время путешествий. Для этого им и их концертным директорам нужно пойти нам на встречу:
28 дней до старта
В фильме «Шеф Адам Джонс» с Брэдли Купером, главный герой, последователь старой кулинарной школы, испытывает творческий кризис, который не позволяет ему «поймать» новый вкус и получить третью звезду Мишлен. Выручает его сювид — технология при помощи, которой мы планировали переосмыслить блюда для наших походов.
Сювид — метод приготовления пищи, при котором мясо или овощи помещаются в пластиковый пакет с откачанным воздухом и медленно готовятся при сравнительно низкой и точно контролируемой температуре.
Когда наш шеф принес киноа с индейкой и булгур с цыпленком в вакуумных пакетах, выглядело это неаппетитно. После того, как еда оказалось в тарелках, пошел насыщенный запах овощей, специй и мяса. Ни капли масла и никакой обжарки. Все готовилось без доступа кислорода на низких температурах — весь вкус и питательные вещества продуктов остались внутри. Ни один из продуктов не потерял текстуру, упругость и форму. Так можно готовить практически любое блюдо.
Теперь, чтобы вкусно и полезно накормить гостей, достаточно вскипятить воду в котелке, бросить туда пакеты и подождать 10 минут. Ресторанное меню в условиях полного отсутствия цивилизации. Опробовать новинку решили во время похода на Соболиные озера.
День 1
Мы подогнали к выходу из здания иркутского аэропорта два внедорожника. До посадки гостей оставалось 50 минут. В этот момент на пристани в поселке Култук, в двух часах от Иркутска, шла погрузка на катер вспомогательного персонала, инвентаря и продуктов. Чтобы успеть подготовиться к встрече гостей на базе РЖД, катер должен был отойти в 8 утра.
В 7:50 капитан был готов отчалить, ждали только торт — его должны были доставить отдельным рефрижераторным автомобилем. Стоя в аэропорту я позвонил менеджеру кондитерской компании. Трубку он не брал. Спустя три-четыре безуспешных вызова позвонил его директору. Выяснилось, что менеджер, принимавший заказ, перепутал дату и наш торт еще даже не испекли.
«Вова, не переживай! Мы доставим его хоть вертолетом!» — сказал мне Костя — директор кондитерской. Гости еще не успели выйти из самолета, а у нас уже накладка.
Пресловутый человеческий фактор подкидывает таких непредвиденных задач каждый день. Со временем перестаешь нервничать, вырабатывается иммунитет к тупости и безответственности людей. Просто берешь, исправляешь их ошибки и двигаешься дальше по таймингу программы.
Когда мы увидели Юрия в сопровождении семьи, нам он уже не казался чужим человеком. Так бывает всегда, когда общаешься с заказчиком напрямую в течение нескольких месяцев. Это заметно разряжает обстановку и задает позитивный импульс на старте. Как будто встречаешь давнего знакомого.
Багаж получили, расселись по машинам и поехали на завтрак центр Иркутска. Пока гости ели мы встречали Олега Митяева с его командой. Их рейс приземлился через 30 минут после гостей. Мы спланировали, что сначала доставим на базу РЖД семью Юрия. Артистов переправим чуть позже, чтобы они не пересеклись с именинницей. Хотелось сохранить сюрприз до следующего дня.
После завтрака поехали к пристани в поселке Култук — самой южной точке Байкала. В это же время в Култуке наши рабочие составляли ящики с музыкальным оборудованием на борт грузового корабля. Им нужно было успеть перенести две тонны света и звука за два часа. К прибытию гостей этот корабль не должен был выделяться на пристани среди остальных. Отправить его раньше мы могли — на нем планировалось перевезти музыкантов и торт, который не удалось доставить утренним катером.
Гости разместились в номерах и обедали в каминном зале. Корабль с музыкантами и оборудованием пришел на базу РЖД через час. Олег Григорьевич со своим концертным директором, не снимая ботинок, шагнули в двухкомнатный номер основного корпуса. Через мгновение ко мне подошла администратор базы Лилия Рафаиловна и сказала, что у нас проблемы. Митяев сказал, что жить со своим директором в одном номере, хоть и в разных комнатах не станет. Признаю, мы допустили ряд ошибок при работе с командой артиста.
Предварительно концертному директору мы отправили фотографии и описание базы. Рассчитывая, что он понимает, что это не отель 4*, как заявлено в райдере, мы не позвонили ему и не перепроверили. Он тоже не проявил к этому вопросу внимания. Сложилось понимание, что люди едут на работу, и им не так принципиально, где переночевать две ночи.
База РЖД состоит из двух комплексов. Первый — люксовый, второй — попроще. В люксовом мы селили гостей и Митяева с директором. Вся остальная команда, включая оставшихся членов группы музыканта, размещалась на базе попроще. Чтобы нивелировать момент, что комплексы расположены друг от друга на расстоянии 700 м, для трансферов запланировали отдельный катер. Не переживали мы еще и потому, что лучших условий проживания в этом районе просто нет.
Когда все оказались на месте, стало понятно, что люди видят базу в первый раз. Кто-то с кем-то жить не хотел, кого-то не устраивало расположение. Чтобы этого избежать нужно было заранее созвониться по видеосвязи с концертным директором и показать каждый номер. Составить пофамильный план расселения и согласовать его. Мы не делаем такого для членов организационной команды. Для артистов это делать необходимо.
Изначально мы воспринимали артистов частью своей команды, которая работает для удовлетворения гостей. Они же нас воспринимали как обслуживающий персонал, который работает, чтобы удовлетворить их. Возникали моменты, когда меня могли отправить за бутылкой воды или попросить донести чемодан. А мою помощницу поменять столовые приборы или разлить чай. Расставить роли важно было заранее.
«Во время проживания в гостинице обеспечить 3-х разовое питание.» — скромно говорил четвертый пункт бытового райдера. Никаких конкретных указаний, только это. Мы решили кормить Олега Григорьевича и его концертного директора тем же, чем кормили гостей, в здании основного корпуса. Группа, сопровождающая музыканта, должна была есть на кухне соседнего комплекса, где находились их номера. Вместе с командой организаторов. Все пошло не так с первой отбивной.
Когда музыканты только приехали на базу, они сказали, что пошли спать, а пообедают потом. То есть шефу нужно было готовить им отдельно, потому что по нашим правилам мы не подаем подогретые блюда. «Ничего страшного, один раз переживем» — решили мы с шефом.
Ужин в этот день прошел по плану, но потом он рухнул окончательно. Начались ночные хождения к холодильнику и просьбы поесть, когда весь персонал уже спал. Бесконечные перекусы и «принесите нам этого». С музыкантами кухня перестала работать по меню. К обеду второго дня установка была простая: «Прокормить». В добавок они перестали есть в разных комплексах, а собирались в одном.
В ночь с 6 на 7 июля, в день матча между Россией и Хорватией, музыканты вообще не ложились спать. Работники кухни начали переживать хватит ли им продуктов. В ход пошли личные запасы: пельмени, сало, кто-то принес овощей, кто-то достал банку варенья из крыжовника. В первом часу ночи мы отправили катер, чтобы выловить рыбы. «Дожить бы до утра» — бубнил шеф.
Этого хаоса можно было избежать. В договоре с артистом нужно было прописать меню и тайминг приема пищи.
На нашу команду сыпался неконтролируемый поток пожеланий, с которыми мы не знали, как справиться. Нас незапланированно просили устроить рыбалку, дать бутылку вина, которого не было в райдере, предоставить лишний номер. Организовать дополнительного официанта, пригнать катер с рыболовными снастями и доставить вино — несложные задачи, но они не были оговорены заранее.
Мы оказались в ситуации, когда вынуждены выполнять не согласованные требования с музыкантами, чтобы не сорвать выступление, которое согласовано в договоре с Юрием. Это стоило нам денег, но мы не могли выставить счет гостю. Взять деньги с артистов или отказать им мы тоже не могли. Они пользовались совокупностью моих ошибок, допущенных при выполнении райдера. Я их за это не виню.
Необходимо было составить для артистов такую же программу как для гостей. Трансферы, питание, проживание, тайминг — прописать все вплоть до количества бутербродов на столе. По сути тот же райдер, только с нашей стороны. В случае его невыполнения, мы бы могли попросить выплатить неустойку. Или выпрыгнуть в стрингах из торта.
Приглашая звезд шоу-бизнеса на работу, следует соблюдать несколько правил:
День 2
Утром мы подготовили корабль, инструктора и снасти для рыбалки. Но, перед тем как посадить гостей на борт, возникла ситуация, которая поставила в тупик не только меня.
Еще на этапе подготовки от концертного директора поступило предложение отправить Олега Григорьевича на рыбалку вместе с гостями. Мы с Юрием положительно восприняли новость и решили, что это прекрасная возможность удивить именинницу. Но потом все переигралось, и Митяев, ссылаясь на желание отдохнуть перед концертом, отказался. Мы не придали этому особого значения — ничего страшного.
Корабль готов, официанты носят на палубу закуски и напитки, гости в этот момент завтракают. Я подхожу на пристань, чтобы все проверить и встречаю концертного директора Олега Григорьевича. Он одет в спортивный костюм, с рюкзаком, готовый отправиться вместе с нами, но без Митяева. Олег Григорьевич — звезда, его все знают. Его присутствие на корабле уместно. Концертный директор, хоть и самого Митяева, но без Митяева — просто незнакомый человек.
Как мне объяснить гостям его появление на борту? Как его представить? Вот капитан — он управляет кораблем, это инструктор по рыбалке — он помогает ловить рыбу, а это неизвестный человек — зачем он здесь непонятно. Он обиделся и ушел спать, оставив меня один на один с вопросом, кто в этой ситуации неправ.
Чтобы задать праздничный тон с самого утра, мы доставили для именинницы коробку свежих пионов. Погода в этот день была тихая и не жаркая. Гости вышли на пристань после завтрака и погрузились на корабль. Капитан отчалил и пошел вдоль Кругобайкальской дороги. Периодически он делал остановки, а мы подманивали рыбу мелкой вермишелью и забрасывали крючки в воду.
За четыре часа рыбы не поймали, но весело провели время — общались, делились впечатлениями, пили чай с домашними пирогами и фермерским сыром. К обеду корабль причалил к базе, гости сошли на берег и пошли, к накрытому в каминном зале, столу.
До концерта оставалось пара часов, звукорежиссер делал последние проверки оборудования. Музыканты разыгрывались, официанты накрывали стол на террасе, торт стоял в холодильнике, а мы с помощницей накрывали стол в «гримерке». В 20:10 я дал Юрию знак, что можно начинать. Гости нарядились и не спеша пошли на террасу. Через десять минут зазвучал первый аккорд и на душе стало легче. Можно было разжать зубы и кулаки.
День 3
В 7:00, пока гости спали, техники демонтировали оборудование и грузили его на корабль. Музыканты собирали вещи и готовились к вылету в Москву. К девяти утра на базе ничего не напоминало о вчерашнем концерте. Дальнейшее путешествие с этого момента пошло для нас в обычном режиме.
После завтрака гости сели в скоростной катер и отправились в поселок Выдрино — полтора часа по воде от базы РЖД. На месте их ждал аэрогиссер и два проводника. Цель — подняться по реке и дойти до Соболиных озер.
На обед было тестовое меню в вакууме и нам было интересно получить обратную связь. В районе двух часов дня проводники развели костер, вскипятили воду для чая и разогревания вакуумных пакетов с едой. Мнения разделились. Молодежь сказала, что это необычно, технологично и полезно для здоровья. Юрий с супругой сказали, что в таежных условиях это не способно заменить отварную картошку с салом — колорит не тот.
Спуститься вниз по реке гости успели до начала дождя. К их приезду в отель приготовили ужин и разожгли камин.
День 4
Джипы приехали на парковку отеля без десяти одиннадцать. Мы расселись по трем автомобилям и отправились к подножью. За лето на Мамай мы ездим в 5–6 раз. Это одно из тех мест, которое не надоедает. Мы связываем это с его уединенностью и дружественной атмосферой. Из-за труднодоступности люди не сильно поменяли здесь природу. Местные жители тоже не меняются. Тут сложился свой особенный климат — идеальное место, чтобы заехать в гости.
Пока колеса медленно карабкались вверх по камням и грязи, шеф раздувал угли для приготовления обеда. К полудню группа была у центрального коттеджа, где ее встретили местные старожилы — Сергей и Ася. Они повели гостей прогуляться к водопаду и горному озеру. Мы с помощницей и водителями готовили площадку к обеду: принесли стол, засервировали его, надули диваны, помогли шефу с грилем.
Каждый год мы меняем меню на всех локациях. «Фишкой» этого года на Мамае стали блюда из мяса, приготовленные на гриле: свиные ребра, лопатка ягненка, домашние свиные колбаски. Абсолютный хит, отмеченный 80% гостей — говяжий бок «Пастрами».
После обеда мы спустились вниз на федеральную трассу и поехали в заповедник. Там приятно прогуляться, чтобы растрясти плотный обед и проголодаться к ужину. В сопровождении гида прошлись по деревянным тропам, поели заповедной княженики и подышали чистым воздухом. На закате гости вернулись в отель.
День 5–6
В 5 утра мы загрузили закуски и напитки на яхту в Иркутске. В поселке Выдрино она причалила за два часа до завтрака гостей. У капитана еще оставалось время, чтобы надраить палубу перед посадкой.
До пристани семью Юрия довезли на микроавтобусе. Три километра по поселку Выдрино занимают полчаса — дорога без ремонта с советских времен. Вся в ямах.
В этот день по плану было пересечь озеро с восточного берега на западный, прогуляться в этнографическом музее «Тальцы» и вернуться на базу отдыха РЖД. По возможности посетить нерпинарий и обзорную площадку в поселке Листвянка. Погода и вода были тихими, ничего не мешало выполнить задуманное.
С этого года мы перестали пользоваться услугами трактира, расположенного в «Тальцах». Свой кейтеринг позволяет быть маневреннее в плане времени подачи и выбора блюд. Также мы можем привозить несколько поваров, делать тематические обеды и использовать разное оформление стола.
После обеда мы шли с Юрием мимо бревенчатых усадеб музея и разговаривали. Это был последний вечер перед вылетом и мне было важно получить оценку нашей работы.
Счастье — это когда ожидание минус реальность равно больше ноля. Если применить эту формулу к нашей поездке на Байкал, после вычитания осталось около сотни.
Юрий
