Конференция на Байкале | Отчет о поездки компании HP

Конференция в тайге

Задача

Организовать поощрительную поездку на Байкал для дилеров компьютерной техники. Обеспечить условия для проведения конференций и презентаций новых продуктов. Устроить в нерабочее время развлекательную программу на природе.

К нам обратилось ивент-агентство из Уфы. Требовалось разработать программу путешествия по Байкалу для их постоянного клиента. Маршрут нужно было спланировать так, чтобы группа из шести человек, в относительно уединенных местах могла провести три презентации. За две недели мы перебрали шесть вариантов программ и остановились на этой:

г. Иркутск — пос. Листвянка — станция Шарыжалгай — пос. Выдрино — Соболиные озера — г. Байкальск — пос. Листвянка — этнографический музей «Тальцы» — пос. Никола — г. Иркутск.

Маршрут поездки формировался так, чтобы в местах проживания были конференц-залы. Это позволило снизить затраты на доставку и аренду оборудования. Также это экономило время гостей — они могли устроить совещание в перерывах между сплавом по реке и баней.

Состав группы был смешанный — мужчины и женщины. В свободное время между презентациями, нужно было предложить гостям развлечения, которые бы подошли всем. Первый день — водная прогулка, баня и спа-процедуры, второй — поход на Соболиные озера, рыбалка и мастер-класс по приготовлению плова на финской свече, третий — экскурсия, обед-чаепитие в музее «Тальцы» и финальный ужин на берегу Ангары.

10 дней до старта

Подготовка снастей

В группе не было заядлых рыбаков, но заказчик попросил нас возить рыболовные снасти во время всего путешествия на всякий случай. По маршруту у гостей была возможность рыбачить несколькими способами: с берега, на открытой воде и на горной реке. Под каждый способ нужен свой комплект снастей, но учитывая количество гостей, требовалось универсальное решение, независимо от места рыбалки. В качестве консультанта привлекли одного из лучших рыболовов в регионе.

Мы купили удилища, катушки и разнообразные снасти, которые можно было использовать новичкам. Заранее подготовили все снаряжение под каждое возможное место рыбалки. При желании, гостям нужно было просто достать спиннинг и забросить крючок в воду.

7 дней до старта

Подбор ягненка

На ужин перед вылетом заказчик попросил что-нибудь особенное. Из предложенных вариантов согласовали меню, где главным блюдом был ягненок на вертеле. На загородной ферме выбрали подходящего.

4 дня до старта

Закуп алкоголя

Заказчик выслал список необходимого алкоголя:

Виски двенадцатилетний: Chivas Regal, Monkey Shoulder, Dewar's
Водка: «Байкал», Grey Goose, «Русский Стандарт», Absolut
Вино красное: Scaia Corvina, Kloster Eberbach, Casa Santos Lima Quinta das Amoras Tinto, Sopra Sasso Rosso Veneto Appassimento, Barbera d'Asti Ricossa, Rosse Masserie Primitivo
Вино белое: Henri Weber Gewurztraminer, Torres Waltraud Riesling
Пиво бельгийское, немецкое, чешское в ассортименте

Отправляем курьера на закуп. После покупки алкоголя оформили винную карту, чтобы перед тем как открыть бутылку, гости могли прочитать про историю напитка.

Закуп алкоголя

2 дня до старта

Упаковка сувениров

Заказчик попросил нас помочь с закупом и доставкой байкальских деликатесов, которые гости планировали увезти домой. Позже нам выслали перечень из восьмидесяти позиций. Требовалось упаковать рыбу, икру, кедровые орехи, мёд и ягоды так, чтобы они не испортились во время транспортировки.

Все продукты были упакованы в вакуумные пакеты и распределены по коробкам с фамилиями гостей. До вылета они хранились в холодильном складе.

01

/

01

день 1

Прилет в Иркутск и баня на берегу Байкала

Встречаем гостей в аэропорту и едем в отель Sayen. Там запланированы завтрак и первая презентация, посвященная многофункциональным копировальным устройствам.

В 12:10 выезжаем из Иркутска и переезжаем в поселок Листвянка. По плану был обед в ресторане, но по пути гости увидели юрту и решили остановится в ней. Попробовать позы и бухлер — традиционные бурятские блюда.

После обеда мы погрузили вещи на катер и отправили группу на базу РЖД. Там уже затопили баню, где гости провели вечер. Их попарили березовыми вениками и сделали массаж пихтовым маслом. С ними работал один из лучших банщиков в России — Геннадий Николаев. Ужин накрыли в каминном зале.

01

/

01

день 2

Соболиные озера и фирменный плов

После завтрака гости пошли в конференц-зал, чтобы обсудить новое поколение планшетов. Мы в это время швартовали катер и грузили вещи.

В 10:00 гости сели в скоростной катер и отправились в поселок Выдрино. Через полтора часа они пересели в аэроглиссер, чтобы подняться вверх по реке Снежной. Для безопасности мы разделили группу на две части. К обеду все добрались на место старта похода. Перед выходом мы развели костер, подогрели чай с чабрецом и подкрепились бутербродами.

Расстояние до Соболиных озер от места, где группа высадилась из аэроглиссера — 4 км. Обычно, дорога занимает 2–2,5 часа. Из-за большого количества участников, их было девять вместе с сопровождающими, дошли за четыре часа. Пока гости купались в озере, проводники готовили обед — уху, стейки и овощи на углях. После двухчасового отдыха группа вернулась обратно тем же путем.

Пока гости ехали на микроавтобусе из поселка Выдрино в отель, мы готовили площадку для приготовления плова. Задул ветер и начался дождь. Чтобы не рисковать, как это было в туре с швейцарским президентом, мы решили вместо финской свечи использовать специальную мобильную печь для казана. Это гарантировало приготовление плова даже под проливным дождем.

В 20:30 гости прибыли в отель, сил на кулинарный мастер-класс у них не осталось. Повара приготовили все самостоятельно и подали ужин в ресторане отеля.

01

/

01

день 3

Чаепитие в усадьбе и финальный ужин на берегу

Ранний завтрак в отеле и презентация ноутбуков. В 9 утра гости сели в скоростной катер на пристани в Байкальске и отправились в Листвянку. По прибытии, группа поехала на обзорную площадку «Камень Черского», чтобы сделать панорамные снимки Байкала.

Пока гости спускались с обзорной площадки на фуникулере, мы накрывали стол в купеческой усадьбе. Пироги из русской печи, начиненные яблоком и черемухой, блины с икрой, горячий сбитень и чай из самовара — аперитив перед финальным ужином.

После чаепития и экскурсии по этнографическому музею «Тальцы», мы разместили гостей в деревянных коттеджах на берегу Ангары. Перед ужином они решили отдохнуть после вчерашнего похода на Соболиные озера.

В 19:00 в гостиной коттеджа был засервирован стол, а повар начал срезать мясо с румяного ягненка.

01

/

01

день 4

100 килограммов сувениров

В 8:00 мы подъехали к холодильному складу. Нам загрузили в машину двенадцать коробок с деликатесами, общим весом почти сто килограммов. Гости немного растерялись, когда в аэропорту мы открыли багажник. От предложения отправить груз транспортной компанией они отказались и стали распределять упаковки по чемоданам.

Заказчики нашего агентства отличаются нестандартными требованиями к проведению деловых мероприятий. Нам зачастую приходится проявлять творческих подход в организации подобных проектов. Важно все: время, место, наполнение.

Таким проектом стала конференция нашего платинового клиента, получившая название «Байкал». Место проведения Иркутск и Иркутская область.

Мы занялись поиском подрядчика в Иркутске, руководствуясь нашими основными принципами: первое — делай, как для себя, второе — уделяй особое внимание деталям, третье — мелочей в организации мероприятий нет, важно все.

Проштудировав интернет, мы выделили для себя компанию 211. Отличное портфолио, удачно подобранные маршруты с учетом специфики VIP направления, все эти моменты выделяли предложение этой компании на фоне остальных операторов.

Подготовка длилась два с половиной месяца. Переписка и телефонные разговоры с Владимиром Николаевым, генеральным продюсером 211, все больше убеждали нас, что выбор подрядчика был максимально удачным. Мы меняли программу минимум пять раз по требованию Заказчика. Каждое замечание с нашей стороны получало максимум понимания, коррективы в документацию вносились без проволочек максимально грамотно.

Четкий тайминг, адекватное распределение времени между деловой частью мероприятия и свободным временем участников — суть предложения, утвержденного заказчиком. Пожелания заказчика по наполнению мероприятия были учтены и выполнены на сто процентов.

Особо хочется отметить найденное решение, связанное с приобретением сувениров. Пред нами стояли две задачи: организовать приобретение сувениров без временных затрат и обеспечить хранение и доставку. Байкал, край необычных лакомств, имеющих небольшие сроки хранения. Нам предложили организовать доставку сувениров к трапу самолета на обратном пути. Мы получили подробный перечень всех байкальских сувениров. Нам оставалось только сформировать и утвердить список.

Каждый этап подготовки сопровождался подробными отчетами и фотографиями. Мы не сомневались, что проект будет успешным.

Агентство событий DL Event выражает благодарность компании 211 в лице генерального продюсера Владимира Николаева за помощь в подготовке мероприятия. Спасибо за внимательное отношение, четкое исполнение, грамотное оформление сопровождающей документации.

Роберт Галеев, директор агентства DL event

Документы по программе

Меню финального ужина

.pdf

Конференция в тайге

другиеотчеты

другие
отчеты