Зима 2019 — уберите лишних!

За месяц мы должны были организовать экстремальную олимпиаду для программистов, тест-драйв шин Cordiant и семейное приключение в тайге. Я не буду рассказывать про каждый проект отдельно, как делаю обычно — все заявки этого сезона пересекались и следовали одна за другой. Этот три мероприятия в одном отчете.

Для группы из 15 человек нужно было организовать что-то вроде олимпиады. Пересечь Байкал с юга на север, где каждый день — это новый этап с уникальным соревнованием. Участники — сотрудники компании, которая занимается разработками в сфере информационной безопасности.

Мы отвечали за первые три этапа, где в качестве соревнований определили: сафари на снегоходах, лыжный биатлон и скоростные заезды на картах. Имеются в виду не игральные карты, а гоночные автомобили.

Подготовку к мероприятию мы начали в августе. На этапах согласования цены, подбора мест, тайминга и логистики регулярно возникали трудности. Согласовали места — вышли из бюджета, выровняли цену — посыпалась логистика. Чтобы уравновесить все элементы ушло четыре месяца. В большей степени это вина заказчика.

Было два фактора, которые усложняли работу. Первое — «компания-организатор» (мы выступали посредником) не владела достаточной информацией относительно инфраструктуры региона, климате, расстояниях и деталях организации проектов в подобном формате.

Например, ставится задача построить кемпинг на льду в 100 км от ближайшего населенного пункта. Мы понимаем, что в Иркутске невозможно найти нужный инвентарь — его просто нет. Все нужно закупать и технически подгонять под наши условия — изготовить печи, которые не выжигают воздух в палатке или пол, который под воздействием тепла этой печи, к утру не превратится в плот посреди озера.

Мы находим снаряжение, считаем смету, прорабатываем логистику, тратим две недели времени. Заказчик не верит нам, что кемпинг для одной ночевки может стоить полтора миллиона рублей и делает запросы в десяток других компаний. Процесс запускается по новой, появляется еще десять предложений, которые заказчика тоже не устраивают, и он снова обращается к нам. Минус месяц времени — задача не решена. И так по каждому вопросу.

Второй фактор тормозивший работу — десятки подрядчиков-посредников. В какой-то момент из-за этого работа остановилась вообще. Все стали созваниваться друг с другом, пытаясь понять кто за что отвечает.

По программе группа из пятнадцати гостей и двух сопровождающих должна была прилететь в Иркутск 27 февраля в 8:50. После получения багажа провести предстартовый брифинг и пообедать в центре Иркутска. Дальше выехать на джипах в поселок Култук, переодеться, пройти инструктаж и выехать на снегоходах по льду озера в поселок Листвянка.

После ночевки в Листвянке утром 28 числа, движение так же на джипах в сторону острова Ольхон с заездом на биатлонную трассу. В 10 утра старт соревнований, в 12:30 обед, дальше джиппинг в тайге и ночевка на Малом Море. Последний третий этап — 1 марта с 9 утра до обеда заезды на картах, в заливе недалеко от острова Ольхон.

Не поставив нас в курс, организатор поменял время вылета из Москвы. Вместо 8:50 теперь группа прилетала в 11:25, а это значило что у нас нет времени на брифинг и обед. Нужно сразу после получения багажа везти гостей в поселок Култук, чтобы они успели пройти на снегоходах 100 километров до наступления темноты.

Убедить заказчика провести брифинг вечером в Листвянке, а обед организовать на льду во время сафари нам не удалось. Чтобы отыграть немного времени мы решили провести брифинг в ресторане через дорогу от аэропорта, а на участке Иркутск — Култук посадить за руль инструкторов вместо гостей. Всю команду ответственную за снегоходы настроили на переход в темноте.

Этап прошел успешно, но стемнело уже через 40 минут после старта, и два часа группа двигалась на снегоходах в сумерках.

На следующий день мы приехали на биатлонную трассу за три часа до приезда гостей. Перед стартом инструкторы «расчесали» трассу, установили огневые рубежи, обстреляли винтовки и начали раскладывать лыжи и индивидуальные номера. У нас был запас по времени, пока мне не позвонил организатор и сказал, что они уже выехали и нам нужно начать соревнование раньше.

Группа приехала за сорок минут до обозначенного в тайминге времени. Это было бы некритично, если бы представители ивент-агентства немного расслабились. Видимо чувствуя ответственность перед гостями, они стали ускорять процесс выдачи инвентаря и номеров участникам. Кто-то перепутал ботинки, потеряли палки, не хватило номера — создался хаос там, где его не должно было быть.

Гости, пребывая в отличном настроении, смотрели на вращающихся волчком организаторов, улыбались и не могли понять зачем тревожить такое тихое утро. Никого не интересовали размеры ботинок, длина лыж и марка мази — люди приехали веселиться и отдыхать. Донести до коллег мысль, что ситуация под контролем, каждый человек на своем месте и все по плану, у нас не получилось. Их беготня ничего не ускорила, а только повеселила окружающих. Хотя были и те, кого это напрягло.

Когда все экипировались, группу проводили к огневым рубежам, поделили на команды и объяснили правила. Наставником гостей выступил главный тренер иркутской области по биатлону Владимир Мисайлов. Перед стартом участникам дали возможность сделать пробные заезды и пристрелять винтовки.

Нам не хотелось делать имитацию биатлона, поэтому посоветовавшись с профессиональными спортсменами, сделали все по-настоящему. Судьи, штрафные круги, винтовки. Единственное, на что сделали скидку — это длина трассы и расстояние до огневых рубежей.

Несмотря на то, что кто-то из гостей до этого на лыжах не стоял, со стороны это не выглядело колхозом. Борьба, эмоции, азарт. В принципе это то, ради чего все было задумано. После соревнований судьи делали подсчет результатов, а гости обедали на улице. Затем все расселись по джипам и двинулись по таежной дороге в сторону Ольхона.

Пока внедорожники раскачивались по старой лесовозной дороге, наша команда транспортировала гоночные автомобили и размечала трассу для заездов на льду. К полуночи к стартам были готовы шесть картов и очерчен силуэт трассы. Утром оставалось только расставить вешки и вырезать ледяные кубки для награждения победителей.

Чувствуя, что у представителей ивент-агентства может появится желание снова скорректировать график, назначили сбор команды в 7:00 — на час раньше утвержденного в общем тайминге. Когда утром нам позвонили и сказали, что группа выезжает раньше, у нас уже было все готово.

В 8:30 джипы с гостями припарковались рядом с нами. Группу встретил президент федерации автоспорта иркутской области Стас Лыжин и организатор фестиваля экстремальных видов спорта «Байкальский разлом» — Андрей Сурков.

Пока Андрей вписывал имена участников в турнирную таблицу и распределял гостей по командам, Стас объяснял правила и пешком обходил с группой каждый вираж трассы, а инструкторы заправляли автомобили. Ивент-девушки тоже не дремали и пытались внедрить новый способ подсчета результатов — тот, по которому соревнуются во всем мире им показался «каким-то неинтересным».

В течение трех часов гости нарезали круги по льду. Мы построили систему заездов так, чтобы у каждого участника была возможность проехать трассу на всех пяти картах. Чтобы на финише, никто не смог сказать: «Конечно, у Сереги машина была быстрее!».

В 12:30 три победителя встали на ледяной пьедестал и получили кубки из байкальской воды. Размер каждого соответствовал завоеванному месту. На этом часть мероприятия, за которую отвечали мы, закончилась. После группа расселась по джипам и взяла курс на север Байкала. Дальше по маршруту им предстояла ночевка на льду, керлинг и хоккейный турнир.

Когда мы были заняты подготовкой «олимпиады», мне позвонила девушка из еще одного ивент-агентства и попросила помочь с организацией тест-драйва зимних шин на льду Байкала. Она рассказала, что при планировании проекта они допустили ошибку и не учли, что выезд на лед вне ледовой переправы запрещен. Они планировали четыре заезда в период с 5 по 20 марта, и ни один из них географически не попадал в зону переправы. Нашей задачей было помочь осуществить заезды и сделать это безопасно, как технически, так и юридически.

Трудность заключалась в том, что организаторы уже согласовали мероприятие с заказчиком и проплатили отели. До старта оставалось две недели, мы не могли изменить место проведения, нужно было подстроится под сложившиеся условия.

Мы предупредили заказчика, что организовать мероприятие в рамках закона у них вряд ли получится — МЧС с вероятностью 99% не согласует выбранные места под тест-драйв. Чтобы убедиться в этом окончательно, мы подготовили письменное обращение в ГИМС и МЧС по Иркутской области. После его рассмотрения, к удивлению, нам не отказали, а пригласили на встречу.

С надеждой, что может быть разрешат, я поехал на встречу с инспектором МЧС за 60 километров от Иркутска. Он пригласил меня в кабинет и очень вежливо стал объяснять насколько небезопасна наша затея. Привел пару статей из закона, которые не позволяют ему выпустить нас на лед. В конце добавил, что раз уж мы решили все сделать по закону и заранее обозначили все места, где планируем провести тест-драйв, он выставит там экипажи всевозможных служб. Но не для того, чтобы обеспечить нашу безопасность, а для того чтобы оштрафовать и рассказать в СМИ насколько мы плохие.

Во времена Русско-японской войны, когда западная и восточная ветки Транссибирской магистрали не были соединены, по льду Байкала прокладывали рельсы и пускали железнодорожные составы. Сегодня на 32 000 км2 под легальное передвижение отведено только 11 километров ледовой переправы. Естественно все ездят на автомобилях, снегоходах, багги, тяжелой технике, но официально этого делать нельзя.

Во время беседы чувствовалось как инспектор переживает за свое место, которое ему бы не хотелось потерять из-за несанкционированного мероприятия. Заказчик готов был оплатить все издержки МЧС по обеспечению безопасности: работу спасателей, аренду и заправку техники, логистику, проживания и питания сотрудников службы. Но в итоге наше обращение не было согласовано.

Заказчик оказался в трудном положении — потрачено несколько миллионов рублей, на автовозах со всей страны в Иркутск едут тестовые автомобили и резина, гости купили авиабилеты. Отменить мероприятие невозможно.

Законы, регламентирующие выезд на лед составлены таким образом, чтобы по нему могли передвигаться «свои» и не могли все остальные. По закону МЧС и ГИМС нас может только предупредить о том, что этого делать нельзя, но совсем запретить не может. Это объяснил нам юрист, которого мы наняли, чтобы урегулировать ситуацию, если внезапно нас начнут «кошмарить» контролирующие службы.

Для обеспечения безопасности мы привлекли экипаж медицины катастроф и подготовили автомобиль технической помощи. Перед стартом были сделаны замеры льда и подобраны площадки, где его толщина была не меньше 70–80 сантиметров. Этого достаточно чтобы выдержать танковую дивизию.

5 марта, в день первого тест-драйва, мы приехали на площадку. Дул сильный ветер, шатер, который организаторы пытались установить на льду кренился то вправо, то влево. Подъехал грузовик с биотуалетом и кейтеринговая служба. До приезда гостей оставался час. В этот момент они рассаживались в катера на воздушной подушке в поселке Листвянка, в 15 километрах от нас.

Вокруг бегало человек десять, кто-то мучился с улетающим шатром, кто-то носил листы фанеры. Складывалось ощущение, что к приезду гостей организаторы не успеют подготовить площадку. Больше всего настораживало, что на льду нет никакой разметки трассы. Хотя я видел проекты трех треков: змейка, прямая, кольцевой маршрут с поворотами.

«Хивусы» начали парковаться у берега, 20 гостей оглядывались вокруг пытаясь понять, что их ждет посреди километров чистого льда. Трассы нет, шатер разобран, кейтеринг еще даже не разогрел кофемашину. Дует ветер, температура около минус 20. Люди, как пингвины топтались на месте еще полчаса пытаясь согреться, после чего их стали в порядке очереди рассаживать по трем автомобилям Nissan X-Trail.

Сидя в уютном джипе-техничке, жуя бутерброд с горячим чаем, было жалко замерзших людей, и непонятно, что у организаторов пошло не так. Да, были трудности с «легализацией» мероприятия, но почему все так плохо с внутренней организацией? Где теплые шатры? Где еда? Где развлечения? Где трасса для тест-драйва в конце концов? Заезды продолжались с 10:00 до 16:00, все это время люди находились на улице, периодами катаясь на автомобилях взад-вперед. В обед их немного покормили и увезли обратно в Листвянку. Лучше бы компания Cordiant вообще ничего не проводила, чем такой позор.

Следующий тест-драйв был запланирован на 10 марта с новой партией гостей. Организаторы поддерживали с нами связь, но скрывали свои дальнейшие планы. Казалось, что из нас выуживают контакты джипов, хивусов и людей, чтобы дальше делать все самостоятельно. Позже оказалось, что организаторы нашли контакт человека, который пообещал им урегулировать ситуацию с МЧС и съехать колонной на лед в поселке Листвянка. Заметнее съезда на лед не придумаешь.

10 марта мы стали свидетелями циркового представления в исполнении инспекторов МЧС и команды тест-драйва. В 10 утра колонна из 7 автомобилей Nissan X-Trail отъехала от отеля «Маяк» в поселке Листвянка и двинулась в сторону съезда на лед. Там в это время уже дежурил экипаж инспекторов МЧС, которые преградили выезд УАЗом. После двадцати минут препирательств, колонна развернулась и поехала к другому выезду, напротив отеля «Маяк». Инспекторы были и там, во главе с тем, который дал мне отказ на проведение мероприятия.

На глазах у гостей, которых компания Cordiant пригласила на Байкал, разворачивалась клоунада. Люди, которые пообещали организаторам решить все вопросы с МЧС, отчаянно пытались в течение часа это сделать. Как только мы поверили, что сотрудники в погонах останутся непреклонны и тест-драйв отменится, инспектор, который так искренне мне рассказывал про небезопасность, сдался и выпустил колонну на лед.

Дальнейшая судьба мероприятия нам неизвестна, так же, как и судьба инспектора, который нарушил закон, подвергнув опасности жизни 30 людей. Организаторы тест-драйва, освоившись на месте, получили от нас нужные контакты, решили отказаться от дальнейшего сотрудничества. Также попутно они отказались заплатить деньги, о которых мы договорились перед стартом, аргументируя тем, что теперь они делают все сами.

Бывает.

Лучом кайфа в этом гнилом посредническом царстве всегда будут заказчики, с которыми мы работаем напрямую. Здесь тоже не обходится без накладок и трудностей, но в этой ситуации все зависит от нас.

Мы планировали провести индивидуальный тур для двух человек с 17 по 21 февраля, но одному из двух гостей два раза не дали визу в Россию. Гражданину Бельгии и Британии с крупным бизнесом, с филиалами по всему миру, не дали визу в Россию два раза. В страну, куда не напрягаясь въезжают тысячи мигрантов без гульдена в кармане. Из-за этого поездка передвинулась на месяц, и девушка вместо своего молодого человека из Бельгии взяла с собой отца и брата из Москвы.

Про это приключение много не расскажешь — трэша не было, люди отдыхали и получали удовольствие. Про чужие радости читать скучно и завидно, поэтому скажу только про особенности программы и вещи, которые делали впервые: